週報とは？目的、書き方例文・運用のコツを解説

「週報」は週の業務内容の進捗や成果をまとめた報告書のこと。

週報は提出が義務付けられている企業が多いですが、同様にルーチンワーク化してしまっているという声も多くありるはずです。

また、日報や月報との差別化が出来ておらず、形骸化してしまっていることも少なくありません。

この記事では、週報を効果的に運用できるようになるテンプレートや週報の目的を紹介していきます。

週報とは｜進捗・振り返りを報告する書類

週報の内容としては主に、一週間の活動内容や進捗・成果に加え、今後の目標や予定、課題点などが挙げられます。週報を活用することで、上長や関係者は業務の進捗状況を把握し、予算やリソースの管理をより正確に行うことが可能です。

また、週報はその週の業務を総括することで、個々人にとっての来週の業務で改善すべきことを明確にするという重要な役割も果たします。

業務を一日単位で見る場合、偶然結果が上振れた日や、逆にアクシデントに見舞われて下振れてしまう日もあり統計的にはあまり参考になりません。

それに対し、月単位ではPDCAサイクルの回転が遅く、業務改善がなされないまま活動を長期間行ってしまうリスクがあります。

週報はPDCAサイクルを回し業務を改善するためにちょうど良いタイミングの報告と言えるでしょう。

日報との違い

日報はその日の活動内容や進捗・成果をまとめた報告書のことを指し、より短期的な目線での報告です。

週報と同様に企業や組織内の上長や同僚に共有するものであり、多くの場合で週報と同じチャットツール内のチャンネルやグループ内で共有されます。

その日にフォーカスして報告するため、定量定数的な報告だけでなく、より具体的な内容を求められることが多いです。

月報との違い

月報はその月の活動内容や進捗・成果をまとめた報告書のこと。

週報と違い、上司や同僚に限らず、経営陣にも報告することがある、プロジェクト全体の評価や経営判断においても参考にする報告書です。

月報は単なる結果報告ではなく、月間を通じて市場のトレンドや予算のシミュレーションに用いられることがあるため、数値にはより厳格である必要があります。

また、月報を分析することで、戦略的な改善点の発見が期待できます。

週報を書く５つの目的

ここでは週報を書く目的を5つ紹介します。

1. 計画・目標に対する進捗を上司を共有する
2. 成果や目標を管理する
3. 振り返りによる業務の見直し・改善を行う
4. 学びを可視化し学習を強化する
5. 知見を組織に蓄積させる

【目的１】計画・目標に対する進捗を上司に共有する

週報を書く最大の目的は、計画や目標に対する進捗状況を上長に共有すること。業務の進捗状況を把握し、必要に応じて適切な支援や指導を受けるために週報は有用です。

週報で進捗を共有しない場合、上長が適宜対応することが出来ず、気付いたころには目標達成が困難な状況に陥ってしまう可能性があります。

【目的２】成果や目標を管理する

週報は成果や目標を管理するために非常に有用なツールでもあります。

週はほとんどの企業で5日間であり、ある程度の行動量・成果が積みあがっていることでしょう。それを目標と比較することで、再現していきたい成功例や改善するべき点を発見することが可能です。

また、北陸先端科学技術大学院大学の田中孝治氏らによる論文「新入社員研修週報から見る新入社員の経験学習と指導員による目標拡張」によると効率的に業務を振り返るためには目標を設定する必要があり、週報は目標設定と実績を踏まえて分析するのに適していると示されています。

【目的３】振り返りによる業務の見直し・改善を行う

業務を振り返ることで、無駄な作業や非効率なプロセスが浮き彫りになり、改善点を明らかにすることが可能となります。普段は見落としがちな課題や問題点の発見から業務の見直し・改善に繋げることができることが週報大きな目的の一つです。

【目的４】学びを可視化し学習を強化する

週報は社員の成功体験や改善点が可視化させるため、学習効率の向上に有効なツールです。

北陸先端科学技術大学院大学の田中孝治氏らによる論文「経験学習サイクルの転回を促す新入社員研修週報の構成」によると、週報を用いることで、社員の内省や具体的な経験の抽象化が促されるため、学びの支援には週報が有効であると示されています。

【目的５】知見を組織に蓄積させる

週報を通じて、その週の成功体験や知識、失敗を文章化し共有することで、組織全体にその情報を蓄積させることができます。蓄積させることで、経験した本人以外の社員もその週の経験を疑似体験することができ、効率よく経験値を得ることが可能に。

知見の蓄積は、成績やスキルの属人化を防ぎ、組織全体の成長に寄与します。

週報に記載する基本項目｜無料テンプレート付き

ここからは実際に週報に記載する基本項目を紹介していきます。

記入例も合わせて共有しますので、ぜひ参考にしてみてください。

1. 一週間の業務内容
2. 週ごとの計画・目標
3. 目標に対する成果と進捗
4. 振り返り｜課題や改善案
5. 次週の計画・予定や目標
6. 所感・感想

なお、以下からテンプレートをダウンロードしてご使用いただけます。そのままA4サイズで印刷することも可能ですので、ぜひご利用ください。

【エクセル・スプレッドシート版】週報テンプレート

【Word・Googleドキュメント版】週報テンプレート

【項目１】一週間の業務内容

一週間の業務内容には、その週に実施した主要なタスクやプロジェクトの進行状況、日常業務の詳細を含めて記載しましょう。

具体的には、業務内容やその行動数など。

こうすることで上司や同僚はその週の活動内容を把握し、全体の業務進行状況を確認することが可能になります。

【項目２】週ごとの計画・目標

週ごとの計画・目標で記載する内容は、事前に上長や自分が定めた計画・目標。

計画や目標は行動数や予算など定量的な指標で設定することが必要です。

【項目３】目標に対する成果や進捗

目標に対する成果や進捗で記載する内容は、目標と実績の数値の差異やプロジェクト全体で見た進行度のパーセンテージ。実績と計画・目標を比較することで進捗を管理することができるため、次週に向けた計画・目標の立て直しが可能となります。

【項目４】振り返り｜課題や改善案

振り返りでは課題や改善案を具体的に記載しましょう。

「頑張る」「しっかりする」といった定性的な内容ではなく、「1日あたり○○件増加させる」などの定量的な改善案やより具体業務的な改善案を記載することが重要です。

【項目５】次週の計画・予定や目標

次週の計画・予定は日時や詳細を詳細に記載することが重要です。

目標は、現在の進捗状況を踏まえたうえで最終目標から逆算し再設定し記載するようにしましょう。

【項目６】所感・感想

所感・感想では、一週間の業務を通じて感じたことや学んだこと、得られた気づきなどを自由に書きます。

この項目は、単なる業務の報告にとどまらず、自分自身の成長や感じたことを共有・蓄積する場になり、上長からのフィードバックも期待できるため、学びの場として有益です。

【新人・新入社員向け】週報の書き方｜例文付きで解説

ここでは新人・新入社員向けに週報の書き方を例文付きで紹介します。

週報は上長にも自分にもメリットがある一方で、適切に書かなければ時間の無駄となってしまうこともあります。しっかりと書き方を学び、効果的な週報を作成しましょう。

• 数値を入れ具体的に記載する
• 5W3Hを意識し正確に記載する
• 業務に関する気付き・学んだことを記載する
• 計画に対する進捗・課題・改善案を記載する
• 次週の目標は定量的に立てる
• 研修時の書き方のポイント

数値を入れ具体的に記載する

進捗状況や成果を上長にわかりやすく共有するためには、数値で示すのが一番です。

行動数や作業時間など数値で表せる内容を記載するようにしましょう。

5W3Hを意識し正確に記載する

5W3Hとは以下の8点の総称であり、より具体的な情報を共有する際に必要な情報です。

• Who（誰が）
• What（何を）
• When（いつ）
• Where（どこで）
• Why（なぜ）
• How（どのように）
• How much（いくら）
• How many（いくつ）

5W3Hを意識して記載することで、上長が進捗をより詳細に把握することができるため、適切なフィードバックや支援が期待できます。

業務に関する気付き・学んだことを記載する

自分が行った業務内容と、そこで学んだことを記載することで、自分の成長を確認できるだけでなく、今後なにかで躓いた際に改めて参考にすることができます。

また、より具体的に記すことで上長に自分の成長や業務理解度をアピールする機会にも繋がります。

計画に対する進捗・課題・改善案を記載する

進捗を報告する際は、課題と改善案を必ずセットにすると良いでしょう。

課題と改善案を見つけ、それを実践することで成長に繋がります。小さな事でも良いので課題を見つけ改善案を考えましょう。思いつかないときは、上長に質問しに行くことをおすすめします。

次週の目標は定量的に立てる

次週の目標は、行動数や時間数など定量的に立てるようにしましょう。

これにより、次週のやるべきことが明確になりスムーズに仕事を開始することが出来ます。

研修時の書き方のポイント

研修時は報告することがないと思われがちですが、しっかりと書くべき事項が存在します。

研修を受けた際は以下の3点を記載するようにしましょう。

• 研修の内容
• 研修の目標に対する達成度
• 研修で学んだことをどう生かしていくか

上記3点について、具体的に記載すると学びにつながります。

【管理職向け】週報を上手に運用する方法

週報を効果的に運用するには、以下のポイントに気をつけましょう。

• 目標を設定し振り返り・学習を強化する
• フィードバックを行う
• テンプレートやツールを活用する

目標を設定し振り返り・学習を強化する

週報を効果的に運用し振り返りや学習を強化するためには、明確な目標設定が必要です。

北陸先端科学技術大学院大学の田中孝治氏らによる論文「新入社員研修週報から見る新入社員の経験学習と指導員による目標拡張」によると、効率的に振り返るためには目標を設定する必要があると述べられています。

目標の設定がは業務を振り返る際の対象・指針となり、振り返りの論点のブレを防ぐ効果があると言えます。

また、同論文では振り返りを行うことで、具体的経験の抽象が促され、今後に活かせるような学習が強化される旨も述べられています。

振り返りは今後の業務改善に非常に効果的な学習機会であり、その効果を最大にするために目標設定は必要不可欠です。

フィードバックを行う

フィードバックは、社員の自己効力感を高め、モチベーション向上につながる重要な手段です。

適切なフィードバックを行うことで、社員が自身の経験や学んだこと、課題に対する振り返りを深めることができ、教育的な効果も期待できます。また、フィードバックを通じて上司と社員のコミュニケーションが活発になり、職場全体の風通しが良くなる効果も。

テンプレートやツールを活用する

週報を運用する際にテンプレートやツールを活用することで、作成や管理の手間が省けます。

週報の作成や管理に時間をかけてしまい、本業の時間を浪費することになってしまうのは本末転倒です。

以下のツールを活用し、週報を運用しましょう。

• メール
• WordやExcel、スプレッドシート
• コミュニケーションツール
• 週報・日報向けツール

特に、日報向けツールは管理の手間を削減する効果があり、集計を自動で行うことができます。チャットと違い、情報が流れずに後から振り返りやすいため、効率的な学習に最適と言えます。

週報で目標管理・学習の効率化を行おう

週報は目標管理や学習の効率化に効果的なツール。

目標を明確に設定し、振り返りやフィードバックを積極的に行うことで、社員の成長や組織全体のパフォーマンス向上を実現することが出来ます。

テンプレートやツールを活用して、目的をしっかりと定めた上で業務改善に活用しましょう。

週報への活用も！日報システムでラクラク管理

日報管理システムは週報への活用も可能です。

「ビヨンド日報くん」は、クラウド型でいつでもどこでも日報・週報の作成が可能なシステム。

作成から提出はもちろん、監督者の確認もパソコン・タブレット・スマホから簡単にできるため、両者にとって負担軽減となるのが魅力です。

提出された日報・週報をもとにどの案件にどれくらいの工数をかけているか、簡単に集計することができます。

ビヨンド日報くんは、マンツーマンで自社に合った使い方を相談できるオンライン説明会を平日毎日開催中です。
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