「部下の仕事を把握できない上司」が組織を壊す？業務管理の仕組み化で何が変わるか

「ミスやトラブルが頻発するのは、現場上司が部下の仕事を把握できていないからではないか？」
そう感じている経営者の方は、あなただけではありません。

報告書を義務付けても改善されない。
そもそもちゃんと報告書を書いてくれない。
新人を育てない。
ミスが頻発する。
人が辞めていくー…

「部下の仕事を把握できない上司」を抱えていることは組織にとっても悪影響であり、人材流出や顧客とのトラブル、最悪の場合組織の崩壊を招きます。

本記事では、部下の業務が見えないことで組織に起こる危機や、どの組織でもすぐにできる“小さな仕組み化”で何が変わるのかをお伝えします。

「現場上司が部下の業務を把握できていないのでは？」…その感覚、放置していませんか？

社員が何をしているのか。どのくらい忙しいのか。
何に悩み、どんな工夫をしているのか。

この“現場のリアル”を、経営者自身が感覚ではなく具体的な情報として把握できている企業は意外と少数派です。

「マネジメントに対する管理職とメンバーの意識調査」の調査では、管理職の約6割が「メンバーの業務把握が心理的もしくは時間的負担になっている」と感じているというデータが出ています。
さらに部下にあたるメンバー層への調査では、「上司が業務を把握していない」と感じるメンバーは4割を超える結果となっており、そのうち7割のメンバーがその状況を不満に感じているようです。

トラブルが起きたとき、原因や経緯が見えない。
新人が育たず、辞めていく理由も分からない。

組織の混乱は、現場の業務状況そのものが上司や経営者に“見えていない”状態が原因かもしれません。

参照：TONOME株式会社「マネジメントに対する管理職とメンバーの意識調査」第一版、第三版

部下の仕事を把握しないことで起きる危機

① ミスやトラブルの再発が防げない

ミスへの改善策が講じられなければ、同じミスが繰り返されます。

ヒヤリハットやトラブルが起きた背景を検証できなければ、「またやったのか」「なぜ黙っていたのか」という表面的な叱責だけで終わってしまうでしょう。
結果として「ミス→責任の押しつけ→モチベーション低下→ミス再発」という悪循環に陥るだけでなく、大きなトラブルや事故に発展する可能性も否定できません。

この現象を説明する有名な理論が、ハインリッヒの法則です。

これは「1件の重大事故の背後には29件の軽微な事故、そして300件のヒヤリハットがある」という、アメリカの調査結果を基にした法則です。小さな異変や違和感を見逃していると、いずれ大きなトラブルにつながるというのは、どの国や業界でも同様なんですね。

このように、部下の業務が見えていなければ“軽微な事故”や“ヒヤリハット”すら把握できず、防げたはずの大きなトラブルも防げなくなってしまいます。

② 業務の属人化で“その人しかできない仕事”が増える

誰が何をしているのかが明確にされていないと、業務の“ブラックボックス化”が進行します。特定の社員に業務の遂行を依存した状態では、急な体調不良や休職に対応できず、業務が止まってしまい、機会損失や顧客とのトラブルによる信頼低下などのリスクに繋がるでしょう。
「2025年版中小企業白書・小規模企業白書の概要」においても、属人化の解消は業務の改善・効率化に寄与する可能性があるとされています。

もちろん業務の属人化は致し方ない部分もあり、必ずしも「属人化は悪だ」というわけではありません。しかし、特定の社員に多大な負荷がかかっている状態は不公平感に繋がるほか、当該社員が休暇に入ったり退職したりした際に大きな混乱を招くという話は、どの組織も他人事ではないでしょう。

「もう手遅れ」な状況を防ぐためにも、誰がどの業務を担当しているか、業務負荷が偏っていないかなどは、最低限把握できる仕組みづくりが必要です。

③ 社員の離職が増える

①②のような組織では、結果的に組織に不満を持ち離職する人が増えてしまいます。

特に昨今は求職者支援制度の拡充や失業保険の待期期間緩和など日本全体に転職を推進する流れがあり、かつてのような「定年まで我慢」という理論は通じなくなっている点も留意すべきでしょう。

また、2024年版「中小企業白書」では、業務人材（メンバー層）が不足していると回答した企業は過半数の約65%。中でも建設業や運輸業、飲食サービス業といった現場と本部が離れている業界では70%を超え、「現場の状況を把握しやすいかどうか」と離職率には関係性があると言えそうです。

「従業員の機嫌を取ってたら組織は回らない」という考えの経営層もいるとは思いますが、小さなトラブルや人材流出を無視していると、積もり積もって組織の崩壊につながります。
「今までギリギリで回していただけ」と意識を改め、現場上司が部下の状況を把握できるちょっとした仕組みを作れないか？という考えにシフトしていけると良いでしょう。

参照：2024年版中小企業白書　第2部環境変化に対応する中小企業 第1章人への投資と省力化 第1節人材の確保

紙やExcelの日報は限界？”把握してるつもり”では不十分

「日報は出させているのに、なぜ現場が見えないのか？」

そんな疑問を抱く経営者の多くは、日報提出は義務付けているだけで“把握してるつもり”になっているのではないでしょうか。

実は、多くの中小企業で使われている紙の報告書やExcelファイルには、いくつかの大きな課題があります。

紙の日報：チェックされずに“溜まっていく”だけ

• 上司や経営者が毎日すべてを目を通すのは現実的に難しい
• 保管されても、検索ができない
• データとして分析できない
• 紛失などのリスクも

紙の日報はテキストベースになるため、読むだけでも労力がかかってしまい、結果的に「読んだつもり」になったり、後回しにして放置されたりしがちです。

検索もできないため、たとえば「過去に同社のプロジェクトで似たようなトラブルがあったか？」「同様のプロジェクトはどのくらい工数がかかったか？」を確認するのが困難になります。

さらにデータとして活用するためにも手打ちで入力する必要があり、多大な労力と人件費がかかってしまうでしょう。日報には社外秘の情報も含まれるため、紛失や持ち去りといったリスクも考えられます。

このように、紙の日報は記入する部下だけでなくチェックする上司にも大きな負荷がかかる点にも留意しましょう。

Excelの日報：ファイルはあるが“状況が見えない”

• 書式がバラバラで読みづらい
• ファイルをまたいでの検索ができない
• 共有ファイルのエラーなどで記入できないことがある
• マクロを組んでも操作ミスなどで壊れるリスクがある

Excelは関数やマクロを活用することでデータの分析もでき、一見日報を活用した業務管理に向いているように思えます。たしかに工数などの定量的なデータは分析可能ですが、ファイルをまたいでのテキスト検索ができないため定性的な振り返りが困難になりがちです。

また共有ファイルを使っていればファイル内で検索しやすくはなりますが、「他のユーザーが開いています。読み取り専用で開きますか？」というエラーも頻発し、せっかく手が空いたタイミングに記入できないという問題も起こります。

見える化の第一歩は“小さな仕組み化”から

“小さな仕組み化”が大きな変容を起こす

たとえば、以下のような小さな仕組み化でも、「部下の仕事を把握できない上司」の意識や行動は変わります。

• 「今日やったこと」を簡単に報告させる
• 「困っていること」「改善案」を共有する機会を作る
• 上司がフィードバックする

たったこれだけの仕組みでも、日々の小さな変化や課題に気づき、早期の対応・育成・業務改善が可能になります。先ほどのハインリッヒの法則の図に当てはめると、最下層のヒヤリハットを削減し、重大な事故・トラブルの減少に繋がるでしょう。

気づきが増えると視野が広がり、視野が広がれば自ずと意識や行動も変わります。これらの小さな仕組み化が定着したころには、「部下の仕事を把握しない上司」が「部下の状況が見える上司」に変容を遂げるでしょう。

“手間をかけない”が仕組み化のコツ

記入やチェックに手間のかかる形式では「仕組み化」は上手くいきません。

• 最小限の入力項目
• 毎回・全員同じ形式
• 少ないクリックで閲覧可能
• 直感的な操作で分析可能

これらを意識することで、「誰が・いつ・どんな業務をしているか」が自然に集まる仕組みを作りやすくなります。

仕組み化に最も効果的なのが、日報です。日報と聞くと日報用紙に丁寧に書かされて面倒くさい…という思い出がよみがえる人も多いと聞きますが、最近は日報もデジタル化が進み、PCやスマホで使える「日報ツール」が当たり前になりつつあります。

なかでも業界最安の「ビヨンド日報くん」は、記入・共有・分析までラクにできて、改善提案も自然と出しやすくなる日報管理ツールです。
プルダウン式で時間や項目を選択できるため、日報を作成するハードルも低くなり、「日報提出率が上がった」「日報作成のために残業しなくなった」という声もたくさん寄せられています。

また、作成した日報は各プロジェクト・顧客（クライアント）と紐づくため、従業員・プロジェクト・顧客ごとの工数が集計でき、業務の無駄や改善点が見つけやすくなります。

ビヨンド日報くんは、マンツーマンで自社に合った使い方を相談できるオンライン説明会を平日毎日開催中です。
「ITスキルに自信がない」「うちの業務は少し特殊だから…」という方でもお気軽にお問い合わせください。

手間をかけずに仕組み化できる日報ツール

「ビヨンド日報くん」は、記入や確認・分析の手間をかけずに業務を報告・把握できる日報ツールです。

紙の日報	日報くん
記入に時間がかかったり、面倒で後回しになる	プルダウン式だから5分で記入完了
記入フォーマットがバラバラで読みづらい	フォーマットが統一されていて読みやすい
事務所に出向いて提出・確認する必要がある	クラウド型だから現場や客先などでも記入・閲覧可能
過去の日報を探すのが面倒	日時・記入者・顧客・プロジェクトごとに絞って検索
分析するには手打ちで計算する必要がある	日報から自動でデータ化
かさばって保管が面倒	基本料金だけで全データ保存制限なし
「読んで終わり」になりがち	コメント機能でフィードバック可能

シンプルかつ直感的に使いやすい画面で、「新入社員に記入方法を教える必要がない」「PCが苦手な社員もすぐ使える」と好評です。

工数の集計も自動でできるため、手計算によるミスや業務負荷増加も防ぐことができます。

単に日報を作成・提出・閲覧できるだけでなく、日報くんは普段の日報作成で「どのプロジェクトにどれくらいの時間を割り当てているか」まで分析できます。
Excelなどを使用し手計算で工数管理をしている企業が多いなか、その手間やミスを省けるのはとても大きな利点です！

【導入事例】デジタル・ナレッジ（e-learning開発）

料金も業界屈指の低価格なため、「まずは小さな仕組み化から始めたい」という組織に選ばれています。

現場の業務負荷を増やすことなく「部下の仕事を把握できている上司」を増やす手段として、日報くんは最適と言えます。

30日間無料で使えるトライアル期間もご用意しておりますので、ぜひお気軽にお試しください。
（営業メールや電話は行っておりませんのでご安心ください）

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