【ニーズ別に厳選】ワークフローシステムのおすすめ10選！中小企業向け、低コストなど

多くの企業は、稟議書や各種申請書の処理に時間がかかったり、承認待ちで業務が停滞したりという課題を抱えていることでしょう。こうした問題を解決できるのがワークフローシステムです。

ワークフローシステムとは、社内の申請・承認業務を電子化し、効率的に処理できるようにするツールのこと。紙ベースの業務をデジタル化することで、承認スピードの向上や業務効率化、ペーパーレス化などのメリットが得られます。

しかし、ワークフローシステムには多くの種類があり、どれを選べば良いか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。本記事では、企業規模や予算、用途に応じて最適なワークフローシステムをご紹介します。

中小企業が導入しやすいワークフローシステム

中小企業がワークフローシステムを選ぶ際に重要なのは、低コストで導入でき、ITに詳しくない社員でも簡単に使えることです。以下では、こうした条件を満たすおすすめシステムを3つご紹介します。 

• サイボウズ Office 
• ジョブカンワークフロー
• X-point Cloud

サイボウズ Office

サイボウズ Officeは、中小企業向けに開発されたグループウェアにワークフロー機能が組み込まれたシステムです。スケジュール管理や掲示板、メッセージ機能と一緒にワークフロー機能も利用できるため、社内コミュニケーション全体をまとめて効率化できます。

特に注目すべきは、その使いやすさです。「誰でもかんたんに使える」をコンセプトに開発されており、ITに不慣れな社員でも直感的に操作できる設計になっています。

また、累計導入実績は70,000社を超えており、中小企業での実績が豊富。国産のサービスなので、日本語でのサポートが充実している点も安心です。

モバイル版アプリも提供されているため、外出先からでもスマートフォンやタブレットで申請・承認作業が行えます。承認者が外出していても業務が滞ることなく、スピーディーな意思決定ができるようになるでしょう。

項目	内容
最大の特徴	グループウェアと一体になっているので導入が簡単にできる
おすすめケース	ITに不慣れな中小企業で紙稟議を電子化したい場合
初期費用	0円
月額費用	600円/ユーザー（5ID〜）
公式サイト	https://office.cybozu.co.jp/

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、月額300円という低価格で利用できるワークフローシステムです。シリーズ累計で20万社以上の導入実績があり、特に中小企業から高い支持を得ています。

最大の魅力は、スマートフォンアプリの使いやすさ。外出が多い営業担当者や管理職でも、移動中のスキマ時間で申請・承認作業を完了できます。

また、50種類以上のテンプレートが用意されており、稟議書から経費申請、有給申請まで幅広い申請書に対応できるようになっています。

さらに、SlackやChatwork、Microsoft Teamsといったビジネスチャットツールと連携できるため、承認依頼の通知を普段使っているツールで受け取れるのも便利です。

もちろん、電帳法（電子帳簿保存法）のスキャン保存機能にも対応しているため、法的要件もクリアできます。

他のジョブカン製品（勤怠管理、経費精算など）ともスムーズに連携できるので、バックオフィス業務全体をまとめて管理したい企業にもおすすめです。

項目	内容
最大の特徴	300円からスマホで承認フローを回せる
おすすめケース	少人数で承認スピードを上げたい企業
初期費用	0円
月額費用	300円/ユーザー（最低5,000円）
公式サイト	https://wf.jobcan.ne.jp/

X-point Cloud

X-point Cloudは、13年連続でワークフローシステム市場シェアNo.1を獲得しているシステムです。継続利用率99.86%という高い数値が示すように、一度導入した企業のほとんどが継続して利用している満足度の高いサービスです。

最大の特徴は、既存の紙の申請書をそのままの見た目で電子化できること。

ノーコード（プログラミング不要）で複雑な承認フローも簡単に再現でき、現在の業務フローを大きく変更することなくデジタル化できるようになります。社員の混乱を最小限に抑えながらスムーズな移行ができるでしょう。

また、GoogleワークスペースやMicrosoft 365といったクラウドサービスと連携できるため、既存のIT環境に合わせた導入ができます。容量も1TBから最大10TBまで拡張できるので、将来的な成長にも対応できる設計です。

充実した導入支援コンテンツとサポート体制も魅力の一つ。専任のサポートスタッフが導入から運用まで丁寧にフォローしてくれるため、ワークフローシステムを初めて導入する企業でも安心です。

項目	内容
最大の特徴	紙帳票レイアウトをそのままノーコードで再現できる
おすすめケース	既存の紙フォームを置き換えたい部署
初期費用	0円
月額費用	年額475円〜/ユーザー（基本サービス228,000円/年）
公式サイト	https://www.atled.jp/xpoint_cloud/

低コストで始められるワークフローシステム

初期費用を抑えてワークフローシステムを導入したい企業にとって、低コストで利用できるシステムは魅力的な選択肢となることでしょう。

ここでは、特にコストパフォーマンスに優れた3つのシステムをご紹介します。

• Jugaad（旧SmartFlow）
• 承認TIME
• Gluegent Flow

Jugaad（旧SmartFlow）

Jugaad（ジュガール）は、VeBuIn株式会社が提供するワークフローシステムで、1ユーザーごと300円/月で利用でき90日間の無料トライアルが試せることです。

スタートアップや小規模な企業にとって、初期投資なしでワークフローシステムを試せるのは大きなメリットになります。

システム自体もモバイルファーストで設計されており、スマートフォンからの操作性に優れています。外出の多い営業担当者や管理職でも、移動中のスキマ時間で申請・承認作業を完了できるでしょう。

また、2週間で3〜10個の機能追加や改善を行うという開発スピードの速さも特徴で、ユーザーからの要望に迅速に対応しています。

100種類以上のカスタマイズできるテンプレートが用意されており、すぐに本格的な運用を開始できます。

LINE WORKSやMicrosoft Teams、Slackといったビジネスチャットツールと連携することで、承認依頼の通知を普段使っているツールで受け取れるため、対応漏れを防げるようになるはずです。

項目	内容
最大の特徴	20人まで無料で基本機能をすぐ使い始められる
おすすめケース	コストを抑えてスモールスタートしたいスタートアップ
初期費用	0円
月額費用	300円/ユーザー
公式サイト	https://jugaad.co.jp/workflow/

承認TIME

承認TIMEは、SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供するワークフローシステムで、10IDなら年額プランで月あたり3,000円という定額制が特徴です。

従来のユーザー数課金制とは異なり、一定数までは固定料金で利用できるため、予算管理がしやすくなっています。

このシステムは、従業員数50名以下の法人経営者が選ぶ「おすすめしたいワークフローシステム」で第1位に選ばれた実績があり、中小企業での導入しやすさが高く評価されています。

特に注目すべきは、マウス操作だけでワークフローを作成できる使いやすさです。ITに詳しくない担当者でも、直感的にフォームや承認経路を設定できるようになります。

また、70以上の言語に自動翻訳できる多言語対応機能も搭載されており、海外拠点がある企業や外国人スタッフが多い企業でも安心して利用できます。

スマートフォンブラウザに最適化された画面で、片手で簡単に操作を完結できる点も魅力です。

項目	内容
最大の特徴	10IDまで定額3,000円で利用できる
おすすめケース	部門単位で月額を固定したい小規模組織
初期費用	0円
月額費用	年額プランで10IDまで月額3,000円
公式サイト	https://shonintime.sbi-bs.co.jp/

Gluegent Flow

Gluegent Flowは、サイオステクノロジー株式会社が提供するワークフローシステムで、Google WorkspaceやMicrosoft 365との強力な連携が最大の特徴です。

既存のクラウド認証基盤を活用できるため、シングルサインオン（SSO）が簡単に実現でき、ユーザーの利便性とセキュリティの両立ができるようになります。

このシステムには、AIが申請者や承認者をサポートする機能が搭載されており、申請内容に応じて最適な承認者を提案してくれます。これにより、申請ミスや承認漏れを大幅に削減できるでしょう。

また、100種類以上のテンプレートが用意されており、ユーザー企業の要望に応えて継続的に追加されています。

多言語対応も充実しており、日本語・英語・タイ語のUIを切り替えられるため、グローバル企業での利用にも適していると言えます

クラウドコンシェルジュとカスタマーサクセスの二つのサポート体制があるため、導入から運用まで手厚いフォローを受けることも可能です。

項目	内容
最大の特徴	Google/Microsoft 365とSSO連携が簡単にできる
おすすめケース	既存のクラウド認証基盤を活用したい企業
初期費用	0円
月額費用	500円/ユーザー（25ID〜）
公式サイト	https://www.gluegent.com/service/flow/

内部統制に強いワークフローシステム

上場企業やグループ会社など、厳格な内部統制が求められる組織では、監査証跡の管理や細かな権限制御ができるワークフローシステムが必要です。

ここでは、内部統制強化に特化した高機能なシステムを2つご紹介します。

• AgileWorks –
• 楽々WorkflowII Cloud

AgileWorks

AgileWorksは、株式会社エイトレッドが提供する大規模組織向けのワークフローシステムです。特に注目すべきは、同時ログインユーザーライセンス方式を採用していることです。

従業員数が多い企業でも、実際に同時利用するユーザー数分のライセンスだけで済むため、大幅なコスト削減ができるようになります。

また、複雑な組織構造にも対応できる高度な権限管理機能があることも強み。部門を横断してグループを作成したり、役職に基づいた承認フローを設定したり、項目ごとの詳細な権限を設定したりなど、大企業特有の複雑な要件にも柔軟に対応できます。

また、組織改編の際には、事前に新組織のデータを受け取ってテスト環境で検証できる「先付けメンテナンス機能」により、運用への影響を最小限に抑えられるでしょう。

外部システムとの連携も充実しており、基幹系システムとの高度な連携を前提に設計されているため、ERP、CRM、人事システムなど既存システムとのスムーズな統合ができます。

全日空商事や清水建設など多くの大手企業での導入実績があり、実績面でも安心して利用できます。

項目	内容
最大の特徴	大規模組織向けに複雑な権限管理ができる
おすすめケース	監査証跡が必須の上場企業やグループ会社
初期費用	0円（クラウド版）
月額費用	クラウド版は要見積もり（同時ログイン5ユーザーから）
公式サイト	https://www.atled.jp/agileworks/

楽々WorkflowII Cloud

楽々WorkflowII Cloudは、住友電工情報システム株式会社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。オンプレミス版である「楽々WorkflowII」で培った950社以上の導入実績をベースに開発されており、大規模運用にも十分対応できる機能を持っています。

このシステムの特徴は、日本の商習慣に合わせた細かなワークフロー設定ができること。「根回し」「合議」「多数決」といった複雑な承認フローも、ノーコードでマウス操作のみで設定できるようになります。

また、条件分岐や代理承認機能も充実しており、様々な例外的なケースにも柔軟に対応できるでしょう。

内部統制の観点で重要なのは、電子帳簿保存法に完全対応していること。JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けており、タイムスタンプ不要でクラウド上にスキャンデータを保存できるため、コンプライアンス要件を満たしながら効率的な運用ができます。

多言語対応も充実しており、日本語・英語・中国語に標準対応しているほか、言語追加機能により他の言語にも対応できるようになっています。

項目	内容
最大の特徴	細かな権限制御と分岐設定をノーコードで行える
おすすめケース	内部統制を重視し複雑フローを運用したい大企業
初期費用	50,000円
月額費用	基本10,000円＋500円/ユーザー
公式サイト	https://www.sei-info.co.jp/workflow-cloud/

グローバルにも対応しやすいワークフローシステム

海外拠点や外国人スタッフがいる企業では、多言語対応や時差を考慮したワークフローシステムが必要になることでしょう。

ここでは、グローバル展開している企業に特におすすめの2つのシステムをご紹介します。 

• Garoon
• MAJOR FLOW（旧MAJOR FLOW Z CLOUD）

Garoon

Garoonは、サイボウズ株式会社が提供する中堅・大企業向けのグループウェアで、ワークフロー機能も充実しています。

最大の特徴は、10人から数万人規模まで対応できる拡張性の高さです。ITreviewの大企業部門において「グループウェア」部門と「ワークフローシステム」部門で高い評価を獲得しており、実績面でも安心できます。

特にグローバル企業にとって重要なのは、多言語対応とシングルサインオン機能です。

Garoonは標準でワークフロー機能、全文検索機能、マルチランゲージサービスを提供しており、SAML/OAuthによるシングルサインオンも簡単に設定できます。海外拠点のスタッフも母国語でシステムを利用しながら、統一された認証基盤で安全にアクセスできるようになるでしょう。

さらに、5GB×ユーザー数の大容量ストレージを標準提供しているため、海外拠点からの大容量ファイル共有も問題なく行えます。

HDI-Japanから最高評価の3つ星を獲得したサポート体制があるため、導入から運用まで手厚いフォローを受けることができるのも魅力です。

項目	内容
最大の特徴	日本語・英語・中国語を標準搭載し海外拠点でも使える
おすすめケース	1,000名規模で多拠点連携を図りたい企業
初期費用	0円
月額費用	900円/ユーザー（10ID〜）
公式サイト	https://garoon.cybozu.co.jp/

MAJOR FLOW（旧MAJOR FLOW Z CLOUD）

MAJOR FLOWは、パナソニック ネットソリューションズ株式会社が提供するワークフローシステムで、2024年にブランド統一により「MAJOR FLOW Z CLOUD」から「MAJOR FLOW」に名称が変更されました。

25年以上の運用実績を活かした豊富な機能と使いやすさが特徴で、1,000本以上の導入実績があります。

このシステムの最大の強みは、多会社・多通貨対応により、グループ全体のワークフローをまとめて管理できること。海外子会社を含めたグループ全体で決裁プロセスを統合したい企業に最適で、複数の国や地域にまたがる複雑な承認フローも効率的に管理できるようになります。

また、最大5言語まで対応しており、中国語をはじめとした多言語環境でのスムーズな運用ができるでしょう。

並列・分岐フローにより複雑な承認ルートも実現でき、「経費精算」「就業管理」「ワークフロー」の各モジュールが同一のユーザーインターフェースで利用できるため、操作マニュアルを統一しやすいのもメリット。

パナソニックグループの基盤を活用しているため、信頼性とセキュリティ面でも安心して利用できます。

項目	内容
最大の特徴	多会社・多通貨をワンプラットフォームで運用できる
おすすめケース	海外子会社を含めグループ全体で決裁統合したい場合
初期費用	50,000円
月額費用	月額30,000円＋オプション料
公式サイト	https://www.majorflowz.com/

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶ際は、自社の業務に本当に適したシステムかどうかを慎重に検討したいところ。価格の安さだけで選んでしまうと、後で機能不足に悩まされることになりかねません。

以下では、失敗しないための選び方のポイントをご紹介します。

まずは業務フローを可視化する

ワークフローシステムを導入する前に、現在の業務フローを詳細に把握することが必要。誰がどのタイミングで承認し、どのような条件で次の担当者に回すのかを明確にしましょう。

この作業を怠ると、システム導入後に「思っていた動作と違う」「必要な機能が足りない」といった問題が発生します。

特に、部署をまたいだ承認や、金額によって承認者が変わるような複雑なフローがある場合は、事前の整理が欠かせません。フローチャートや図を使って視覚的に整理すると、関係者全員で認識を共有しやすくなるでしょう。

条件分岐を柔軟に設定できるか

実際の業務では、申請内容や金額によって承認ルートが変わることがよくあります。

例えば、10万円未満は課長承認、10万円以上は部長承認といった金額による分岐や、緊急時には特別なルートを通すような例外処理が必要になります。

こうした条件分岐を柔軟に設定できるかどうかは、システム選定の重要なポイントとなるはず。

シンプルなシステムでは基本的な条件分岐しか対応できない場合があるため、自社の業務要件に照らし合わせて検証しましょう。デモ環境で実際の業務フローを再現してみることをおすすめします。

フォーム設計の自由度はどうか

既存の申請書をできるだけそのままの形で電子化できれば、利用者の混乱を最小限に抑えられます。

テンプレートが豊富に用意されているシステムもありますが、自社独自の項目やレイアウトに対応できるかが重要になると考えて良いでしょう。

また、フォーム作成が現場担当者でもできるかどうかも確認しておきましょう。

ITに詳しくない担当者でも簡単にフォームを作成・編集できるシステムなら、運用を開始した後の要求にも対応しやすくなるはず。ドラッグ&ドロップで直感的に操作できるタイプがおすすめです。

Slackなどチャットとの連携もできるか

現在多くの企業で利用されているSlack、Microsoft Teams、Chatworkといったビジネスチャットツールと連携できると、承認依頼の通知を普段使っているツールで受け取れます。承認漏れを大幅に削減できるでしょう。

また、承認作業自体もチャットツール上から直接実行できるシステムもあり、別途ワークフローシステムにログインする手間が省けて便利です。

既存のITツールとの親和性を事前に確認しておくことで、スムーズな導入と定着ができるようになります。

柔軟性が足りないなら独自システムを開発する

既存のワークフローシステムでは要件を満たせない場合は、独自システムの開発を検討する選択肢も検討しましょう。

特に、業界特有・会社特有の複雑な承認フローがある場合や、既存の基幹システムとの連携が必要な場合は、独自開発の方が適している可能性が高くなります。

なお、この記事を公開しているBPS株式会社では、システムの受託開発を行っています。

開業時の2007年から、「家庭教師のトライ」で知られるトライグループ様やサイバーエージェント様などの大手企業から、慶應義塾大学様や東京大学様などの教育機関まで幅広くご支援させていただきました。

70以上の自治体で導入されている「ビヨンド入退くん」や多くの教育期間や教材会社に利用されている「超教科書」などの自社プロダクトも多く展開しております。

また、開発会社としては珍しくデザインのプロフェッショナルが社内に在籍していることから、整然として使いやすいシステムを開発させていただくことも可能です。

「既存のワークフローシステムでは、自社の承認フローやニーズに対応しきれない」という場合にはぜひご相談ください。

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ワークフローシステムの料金相場

ワークフローシステムの導入を検討する際、予算の目安を知っておくことは重要です。システムの提供形態や機能によって料金体系は異なりますが、一般的な相場を把握しておけば適正な予算設定ができるでしょう。

月500円前後/ユーザーが目安

クラウド型ワークフローシステムの場合、1ユーザーあたり月額300円〜500円が一般的な相場となっています。

機能がシンプルなシステムでは300円程度から、高機能なエンタープライズ向けシステムでは500円〜1,000円程度になることが多いです。

ただし、同時ログインユーザー数でライセンス料金が決まるシステムもあり、この場合は従業員数が多くても実際に同時利用する人数分だけの費用で済むためコストを抑えられます。

なお、最低利用ユーザー数が設定されている場合が多く、5〜10ユーザーからの契約となることが一般的です。小規模な組織では、この最低利用料金が実質的な月額費用になります。

基本的には初期費用はかからない

クラウド型のワークフローシステムでは、初期費用が無料のサービスが多くなっています。これは、サーバーの設置や初期設定が不要で、アカウント作成後すぐに利用開始できるためです。

一方、オンプレミス型や高機能なエンタープライズ向けシステムでは、導入支援やカスタマイズが必要になるため、数万円〜数十万円の初期費用がかかる場合があります。また、既存システムからのデータ移行や特別な設定作業が必要な場合は、別途費用が発生することもあることに留意しておきましょう。

導入前に現状の承認フローを整理するコツ

ワークフローシステムの導入を成功させるためには、事前の準備が欠かせません。

現状の業務フローを正確に把握し、システム化に向けて整理しておくことで、スムーズな導入と効果的な運用ができるようになります。

1. 紙の稟議書を洗い出す

まず、現在使用されているすべての申請書類を収集しましょう。稟議書、経費申請書、有給申請書、備品購入申請書など、部署ごとに使われている書類は思いのほか多岐にわたるはずです。

ポイントは、各部署に協力を求めて漏れなく収集すること。

普段あまり使われていない書類や、特定の担当者だけが知っている申請書なども含めて、網羅的にリストアップしましょう。また、書類の使用頻度や重要度も合わせて整理しておくと、システム化の優先順位を決める際に役立ちます。

Excel等で一覧表を作成し、書類名、使用部署、月間処理件数、承認者などの情報を整理しておくと後の作業が進めやすくなるでしょう。

2. 承認経路を図にして把握する

各申請書について、誰がどの順序で承認するのかを図式化しましょう。

単純な直線的な承認フローだけでなく、並列承認（複数の担当者が同時に承認）や条件分岐（金額や内容によって承認者が変わる）なども含めて詳細に記録します。

フローチャートを作成する際は、正常なケースだけでなく、差し戻しや却下のケース、承認者が不在時の代理承認なども含めて整理すると安心です。

また、現場の担当者へのヒアリングを通じて、書類上は見えない実際の運用ルールも把握しておきましょう。

3. 例外処理も洗い出しておく

通常の承認フロー以外に、緊急時や特別なケースでの例外処理についても整理しておきましょう。

例外処理は文書化されていないことが多いため、ベテラン担当者や管理職へのインタビューを通じて掘り起こす作業が必要になるかも知れません。導入後の手戻りを防ぐため、根気よく進めていきましょう。

例外処理をシステム化できない場合は、運用でカバーする方法も含めて検討し、対応策を事前に決めておくことで導入後のトラブルを防げるでしょう。

44円〜/人でできる手軽な効率化なら「ビヨンド日報くん」

本格的なワークフローシステムは予算的に厳しい・手間が多くて尻込みしているという企業には、まずはもっと手軽にできる業務効率化である日報管理から始める選択肢もあります。

「ビヨンド日報くん」（旧日報くん）は、月額44円/人から利用できる業務管理システムで、5,000ユーザーを突破し継続率95%の実績があります。

特徴は、プルダウン選択式のシンプルな画面で、誰でもすぐに使える・手間が抑えれれること。日報作成だけでなく工数管理機能も搭載しており、「誰が」「何時間」「どの作業に工数を割いているか」を簡単に把握できるようになります。

過去の類似案件分析や業務負荷の可視化もできるので、手入力での集計作業から解放されるでしょう。

クラウド型なのでPCやスマホがあればどこでも利用でき、初期費用も完全無料。さらに、無料トライアルでお試し導入をしたうえで本格的に導入するか決められるので、とにかくリスクが少ないシステムであると言えます。

業務効率化にお困りの企業は、ぜひご検討ください。