デジタル化とは？IT化・DXとの違いや具体例、今からできる方法も

デジタル化とは、これまでアナログでおこなっていた業務にデジタル技術を取り入れて、効率化や生産性向上を図る取組みのことです。昨今ではさまざまなツールやサービスが提供されており、国や地方自治体、民間企業を問わず、さまざまな場面でデジタル化を踏まえた取組みが注目されています。

しかし、「デジタル化」と一言でいっても、「どのような課題・ニーズに対して、どのようなツール・サービスを用いて、どのように取り組むのか」を理解していなければ、その効果は得られず、意味のないものになってしまいかねません。

本記事では、デジタル化について、IT化・DXとの違いや具体例、今からできる方法も交えて解説します。

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デジタル化とは、従来の業務にデジタル技術を用いて効率化すること

デジタル化とはデジタル技術を用いて、これまでアナログ形式でおこなってきた業務の効率化や生産性向上などを図る取組みのことです。具体的には、以下のような取組みが挙げられます。

このようなデジタル化のおもな目的は、「業務の効率化」や「生産性の向上」、「コスト削減」の3点が挙げられます。これらの目的を意識してデジタル化を進めることで、組織にはびこるさまざまな課題を解消できる可能性が高まります。

上記を踏まえ、まずは自身の組織に「どのような課題があるのか？」や「どのようなニーズがあるのか？」を整理することがデジタル化には欠かせません。

デジタル化とよく似た言葉の意味

「デジタル化」に似た言葉として、「IT化」や「DX」が存在します。

ただ、これらの言葉は、デジタル化のなかの1つの領域や発展形に過ぎず、デジタル化を進めていくなかでIT化やDXへの取組みが求められる場面が生じます。

このようなことから、デジタル化を正しく推進するためには、それぞれの用語の意味と関係性の理解が欠かせません。

ここでは、デジタル化とよく似た言葉の意味について、以下2点を解説します。

「IT化」は、IT技術を活用して業務プロセスを効率化すること

「IT化」とは、コンピューターやネットワークなどのIT技術を活用して、業務プロセスを効率化することです。たとえば、社内システムの導入やペーパーレス化、業務データの電子管理といった取組みが挙げられます。

なお、IT化は、「デジタル化のなかにIT化という領域がある」といった関係性です。どちらもデジタル技術を用いる点で共通しているものの、対象となる領域を細分化していたり、講じる方法が限定されていたりといった点が異なっています。

「DX」は、デジタル技術でビジネスモデルごと変革すること

「DX」とは、デジタル技術を活用して、組織のモデルや文化を根本から変革し、新たな価値を創出することです。たとえば、既存事業をデジタル前提の仕組みに刷新する、データ活用で顧客体験を大きく変えるといった取組みが挙げられます。

なお、DXは、「デジタル化やIT化の取組みを通じて、新たな価値創出を目指す」という関係性であるため、デジタル化の上位の概念という位置づけで捉えられているのが一般的です。

デジタル化で成功した具体例3選

デジタルツールの普及により、さまざまな組織でデジタル化への取組みが活発になっています。実際に、官公庁や企業、地方団体などでデジタル化が進んでおり、業務スピードの向上やデータの共有・一元管理といった効果があらわれています。

このような結果は、自組織へ適用した場合を具体的にイメージするうえで欠かせない情報であるため、デジタル化を検討する前に知っておきましょう。

ここでは、デジタル化で成功した具体例について、以下3点を解説します。

①株式会社アイビス：各社員の作業内容や時間の一元管理を実現

システム開発会社「株式会社アイビス」では、各社員が「どの作業に、何時間を費やしたか」を正確に把握できない課題を抱えていました。

このような課題に対し、日報管理システム「ビヨンド日報くん」を導入したことによって、社員の作業内容や時間をデジタル上で一元管理できる仕組みを整えることに成功しました。

上記は、多くの所属員を抱える組織において、勤怠や教育などの管理をおこなうにあたって参考となる事例です。デジタル化を取り入れることによって、組織側の負担を抑えつつ、効果的な管理体制が構築できています。

関連記事：ビヨンド日報くん「【導入事例】株式会社アイビス（システム開発）」

②篠山小学校：教職員間のスムーズな情報共有を実現

福岡県久留米市にある篠山小学校では、口頭連絡や付箋メモによる情報伝達が中心であり、重要な連絡が全教職員に行き渡らないことが課題となっていました。

このような課題を受け、同校ではクラウドサービスを活用したGoogle Chatを導入し、教職員が、場所を問わずにリアルタイムで情報を共有できる体制を構築しました。結果、情報を即時に受け取れる環境が整い、教職員間の連絡スピードと確実性が向上しています。

上記は、人員が限られている教育現場において、児童や保護者とのスムーズなコミュニケーションを後押しする特徴的な事例です。デジタルツールによって教職員の労力を削減し、かつ保護者や児童の安心感をつくりあげています。

参考：文部科学省「学校レポート　わたしたちの働き方改革」

③経済産業省：マイナンバーカードの活用で市民サービスの向上を実現

経済産業省では行政手続きにおいて、利用者の手間や時間を奪ってしまうという課題を抱えていました。

このような課題に対して、マイナンバーカードを活用したオンライン申請や本人確認の仕組みを整備し、行政手続きをデジタル上で完結できるように構築しています。結果、住民が場所を問わず、行政手続きをおこなえるようになり、利便性が向上しています。

上記のような事例は、デジタル化が遅れている自治体にとって参考となるものです。デジタルサービスを用いて、「対面でしかできない業務」を排除し、利用者の利便性を確保しながら業務効率化にも貢献しています。

参考：独立行政法人情報処理推進機構「マイナンバーカードの利活用についてのお知らせ」

デジタル化が効果的な利用シーンとは？

デジタル化を進めるべきシーンは、業務管理や社内コミュニケーション、顧客対応などの多岐にわたります。これらのシーンでデジタル化が進むと、業務の効率化や顧客満足度の向上といった利用するシーンごとに異なる効果が得られます。

このような点を踏まえ、まずは「自組織のどのようなシーンでデジタル化が活用できるか？」を把握しておくことが大切です。

ここでは、デジタル化すべき業務例について、以下の7点を解説します。

①紙ベースの書類管理

紙の書類管理は、物理的な保管・検索・更新を前提とした情報管理の方法です。そのため、書類量が増えるにつれて保管スペースが圧迫されたり、書類を探すための時間や手間が取られたりといった課題を抱えてしまいます。

このような点を踏まえ、文書管理システムや電子契約サービスなどを導入し、従来の管理方法をデジタル化することが効果的です。これによって、検索性・共有性が高まり、担当者が場所を問わず即座に情報へアクセスできる状態を整えられます。

②社内コミュニケーション

社内コミュニケーションは業務上の情報や意思決定を組織内で共有・伝達するための基盤です。電話や対面に依存している場合、連絡の見落としや二度手間が生じるほか、テレワーク環境では情報格差が広がる一因になりかねません。

このような事態を防ぐためには、チャットツールやビデオ会議システムの導入がおすすめです。これによって、時間・場所を問わずリアルタイムで情報共有でき、コミュニケーションの速度と質が高まります。

③社員の教育・研修

社員の教育・研修は、組織が求めるスキルや知識を社員に習得させるための取組みです。集合型の研修は日程調整の負担が大きく、拠点が分散している組織では参加率が下がるほか、研修後に内容を振り返る手段がないため学習効果が定着しにくい面があります。

このような課題を解消するためには、eラーニングや動画教材を活用したデジタル研修の導入が効果的です。これによって、社員が自分のペースで繰り返し学習でき、知識の定着率を高められます。

④勤怠管理

勤怠管理は、社員の出退勤・休暇・残業などの労働時間を正確に記録・集計するための業務です。紙のタイムカードや手書きの出勤簿では集計作業に手間がかかり、計算ミスや改ざんのリスクをともなうため、組織の規模が大きくなるほど担当者の工数が膨らみます。

このような負担を軽減するためには、クラウド型の勤怠管理システムの導入がおすすめです。これによって、出退勤の記録が自動集計されて給与計算ソフトとの連携もスムーズになります。

⑤マーケティング施策

マーケティング施策は、自組織のサービスや商品をターゲットに届け、顧客の行動を促すための活動です。アナログ主体の運用では顧客データが属人的に管理されるため、施策の効果を数値で測りにくく、継続的な改善の根拠が得にくい状態に陥ります。

このような状況を改善するためには、Webサイト・SNS・メール配信などのデジタルマーケティングへの移行が効果的です。これによって、ターゲットに絞った訴求が実現し、アクセス解析やCRMツールによるデータにもとづく改善サイクルを回せます。

⑥顧客対応

顧客対応は、問い合わせ・クレーム・申し込みなど、顧客からのアクションに対応する業務です。電話や対面に依存している場合、対応件数の上限が生まれ、待ち時間の長さが顧客満足度の低下を招く一因になりかねません。

このような課題を解消するためには、チャットボットやFAQシステムの導入がおすすめです。これによって、顧客からの問い合わせにすぐに対応でき、かつ重要な問題のみをスタッフで対応できる体制が構築できます。

⑦定型業務や反復作業

定型業務や反復作業は、一定のルールに従って繰り返し処理する業務であり、手動対応が続く限り担当者の時間と集中力を継続的に消耗します。データ入力や帳票作成などを手動で処理すると単純ミスが積み重なり、作業量が多いほど生産性への影響が大きいです。

このような負担を軽減するためには、RPAや自動化ツールの導入が効果的です。これによって、定型業務をプログラムに任せられ、担当者がより付加価値の高い業務に集中できる環境を整えられます。

デジタル化を進める際のステップ

デジタル化を進めるためには、いくつかの手順を正しく踏むことが求められます。手順を把握せずに進めると、ツールを導入したにもかかわらず現場に定着しない、あるいは以前より手間が増えたというケースに陥ることがあります。

ここで解説するステップをあらかじめ理解しておくことで、デジタル化の効果を最大化し、業務の効率化と生産性向上を同時に実現することが可能です。

ここでは、デジタル化を進める際のステップについて、以下の手順で解説します。

①現在の業務プロセスを整理する

まず、現在の業務プロセスを整理しましょう。具体的には、各担当者の作業内容・所要時間・進捗状況などを洗い出してください。

この工程をスムーズに進めるためには、フローチャートや業務一覧表を活用するのが効果的です。

②業務の課題を洗い出す

業務プロセスの整理が完了したら、次に、業務の課題を洗い出しましょう。具体的には、担当者へのヒアリングや業務データの分析を通じて、非効率が生じている箇所・工数が集中している箇所・ミスが起きやすい箇所を特定してください。

すべての課題を一度に対処しようとせず、優先度の高いものから着手するのが無難です。

③デジタル化の必要性を検討する

業務の課題が明確になったら、次にデジタル化の必要性を検討します。「工数削減・コスト削減・品質向上のいずれかに貢献するか」を基準に、費用対効果を数値で試算するようにしてください。

費用対効果を数値で試算し、導入の優先度を判断してから次のステップに進みましょう。

④必要なデジタルツールを選定する

デジタル化の方針が固まったら、次に、必要なデジタルツールを選びます。以下の3点のポイントを踏まえて、選定をするようにしてください。

上記のなかでもトライアル期間があるサービスを選ぶと、「実際に使用してから判断する」といった段階的なデジタル化も可能です。

⑤導入後の効果測定をおこなう

ツールの導入後は、定期的に効果測定をおこないましょう。導入前に設定したKPIと比較し、業務時間・コスト・エラー率などの数値で評価するのが一般的です。

測定結果をもとにツールの活用方法や業務プロセスを継続的に見直すことで、デジタル化の効果を最大限に高められたり、別のデジタル化の施策を検討できたりします。

デジタル化を失敗しないためのポイントは？

手順を正しく踏んだとしても、自組織に適したデジタル化が進まないケースがあります。たとえば、目的を明確に設定しないまま進めると、ツールを導入したあとに「何のためにデジタル化したのか」という組織内での認識のずれが生じかねません。

上記を踏まえ、デジタル化の成功率を高めるためにも、失敗しないためのポイントをおさえておくことが求められます。

ここでは、デジタル化を失敗しないためのポイントについて、以下5点を解説します。

①明確な目的を設定する

目的を設定しないと、ツールの選定基準が曖昧になり、現場の混乱を招きかねません。

このような混乱を防ぐために、「工数を30%削減する」や「特定業務のミスをゼロにする」などの具体的な目標を定めることが大切です。目的の設定によって、ツール選定・効果測定・組織への浸透がスムーズになります。

②業務プロセスを理解・改善する

既存の業務プロセスを理解せずにデジタルツールを導入すると、非効率な業務フローをそのままデジタル化するだけになります。

そのため、デジタル化の前に業務プロセスを整理しておき、組織全体が理解したうえでデジタル化を進めるのがおすすめです。加えて、業務改善を重ねることで、よりデジタル化に移行した際の精度が高まります。

③部門間で連携する

デジタル化を特定部門だけで進めると、他部門との連携が取れず、システムの孤立化や情報の断絶が起きやすくなります。

このような点を踏まえ、関係部門の担当者を巻き込み、それぞれの業務への影響を共有することが大切です。部署だけでなく、組織全体が情報を共有しあうことで、デジタル化を進めた際のお互いのトラブルを抑えられるようになります。

④適切なツールを選定する

デジタル化にあたって、ツールの選定を誤ってしまうと、業務効率化や生産性向上が叶わないだけでなく、ツールの導入にかかった予算や時間、手間が無駄になりかねません。

このようなことから、自組織の課題やニーズ、利用シーンを踏まえた適切なツールを選択するようにしましょう。選定の際は、以下の3点を確認してください。

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⑤効果測定とフィードバックをおこなう

効果測定をおこなわないと、デジタル化が目的どおりに機能しているか判断できず、使用するにあたっての問題や支障があっても気づけないリスクがあります。

このような事態を避けるために、導入後は定期的にKPIを確認し、現場担当者からフィードバックを収集してください。これによって、ツールや業務プロセスの継続改善が可能です。

【まとめ】業務のデジタル化には専用ツールの導入を検討してみよう

本記事では、デジタル化について、IT化・DXとの違いや具体例、今からできる方法も交えて解説しました。

デジタル化とは従来のアナログな業務にデジタル技術を用いて、業務の効率化や生産性向上、コスト削減などを図る取組みのことです。効果的な施策を講じられれば、期待している効果以上のメリットを得られる可能性があります。

しかし、デジタル化を確実におこないたい場合、一つひとつの対応を丁寧におこなうことが求められます。たとえば、業務プロセスや課題の把握、ツールの選定といったものが欠かせません。

本記事の内容を踏まえ、「自社にどのような課題・ニーズがあって、どのようなツールが適しているのか」を整理することが大切です。

なお、組織の日報管理に課題を感じていれば、「ビヨンド日報くん」の導入がおすすめです。

このサービスは簡単な操作で、数百名の従業員の日報を一元的に管理できます。加えて、費用も業界のなかでも安価に設定されており、導入・運用にかかるコストを大幅に抑えられます。

上記を踏まえ、日報のデジタル化を検討しているのであれば、まずは検討してみてください。

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