業務改善が進まない理由は？見直すべき悪習慣と行うべき対処法

いくら業務改善を進めようとしても一向に進まない場合があります。例えば、従来の方法に慣れすぎてしまっている場合は、社員が新たな取り組みに適応できないことも少なくありません。一度定着した方法を後から変えるのは一苦労で、新たな取り組みを行っても一向に改善されないことも多いです。

この記事では、業務改善が進まない理由や見直すべき悪習慣、行うべき対処法について詳しく解説します。業務改善が進まないことに頭を抱えている場合は、ぜひ参考にしてみてください。

業務改善が進まない理由

業務改善を進めるためには、業務改善が進まない理由を知ることが重要です。ここでは、業務改善が進まない理由について解説します。

現場を無視して押し付けているだけ

業務改善は、経営者の独断で進められるものではありません。

確かに経営者が「今日から新たな手法を採用する」と決めることはできますが、実際に対応するのは現場で働く人たちです。現場で働く人を無視して理想を押し付けているだけでは、業務改善もうまくいきません。

例えば、「家賃などのランニングコストを削減するためにテレワークを取り入れよう」と経営者が提案したとします。しかし、テレワークを推し進めたとしても実際に遠隔で作業するのは経営者ではなく、現場で働く人です。

企業がテレワークに必要なパソコンを支給してインターネットの開設費用も捻出するなら話は別ですが、社員によってはオフィスワークを望む人もいるかもしれません。

経営者と現場の人とでは考え方が違うこともあるため、現場を無視して押し付けるだけでは業務改善は一向に進まないでしょう。

課題の洗い出しができていない

業務改善が進まない背景には、課題の洗い出しができていないという問題があります。

業務改善は既存のやり方から新規のやり方に切り替えることで、作業効率をアップさせる狙いがあります。しかし、課題が理解できていないまま業務改善を進めようと思っても、どの部分を変えるべきなのかが見えてきません。

単に「業務改善を進めよう」と上層部が決定しても、下層部が業務改善の必要性を感じていない場合は認識にズレが生じます。そのため、まずは現場が抱えている課題を経営者が理解し、どのような点が問題なのかを洗い出す必要があるでしょう。

課題の洗い出しができていないと業務改善も進まないため、業務改善に取り組む前に現状抱えている問題をリスト化するところから始めてみてください。

業務フローが確立できていない

新たな取り組みを始めることは、企業にとって良い刺激になります。しかし、新しい方法を模索するあまり、業務フローが確立する前に現場に指示だけしてしまうこともあります。

例えば、いきなり経営者が「今後はこのやり方で作業してください」と決めたとしても、業務フローが確立していなければ現場が混乱するだけです。新しい方法に慣れるまで時間がかかりますし、場合によってはマニュアルの作成なども必要となるでしょう。

明確な準備をせずにいきなりやり方を変えても、現場はついていけません。既存のやり方から新規のやり方に切り替える場合は、従業員から反発されることもあるでしょう。

まずは現場の声をしっかりと受け止め、どのような方法に切り替えていくのか一緒に考えていく必要があるでしょう。

業務改善で見直すべき悪習慣

業務改善がなかなか進まない場合、社内に根付いた悪習慣を排除することも重要です。ここからは、業務改善で見直すべき悪習慣について解説します。

根性論で解決しようとする

業務改善は、根性論でどうにかなるものではありません。

本来、業務改善は働く人の環境を改善することで作業効率のアップや業績のアップを狙うのが目的ですが、業務改善を進めようとするあまり、根性論に頼ってしまう企業もあります。

作業効率や業績をアップさせるためには、確かに努力も必要です。従業員の頑張り次第では、想定している以上に成果が上げられるかもしれません。

しかし、従業員が犠牲になることを業務改善とは呼びません。あくまでも業務改善は経営者だけでなく、働く人の負担を軽減することが目的です。

もし根性論で片付けてしまう習慣がある場合は、まずその悪習慣を取り除くようにしましょう。

問題提起と解決策をセットで求める

業務改善を進める際、働く人に問題提起と解決策をセットで求めることもあるかもしれません。

しかし、問題提起と解決策は必ずしもセットである必要はありません。従来のやり方に問題がある場合は、その問題を是正していく必要がありますが、問題提起の段階で解決策も一緒に提示できることは稀です。

経営者は問題を早急に解決する必要があるからこそ、すぐに「解決策は？」と求めてしまいやすいですが、解決策は問題に対処していくなかで見えてきます。ある程度の解決策を求めることは重要ですが、セットで求めてしまうと働く人も問題提起しにくくなってしまいます。

場合によっては「解決策がないから問題提起すべきではない」と業務改善を自ら避けてしまう人も出てくるでしょう。

そうなっては本末転倒なため、まずは課題の洗い出しという意味も含めて積極的に問題提起できる環境を整備しましょう。

先に制約条件や無理難題を考えてしまう

業務改善を進めようとする時、制約条件や無理難題を考えてしまうこともあります。

業務改善には膨大な費用が必要となることもあれば、大幅な人員が必要となることもあるため、業務改善を進める前に制約条件や無理難題が出てくるのは自然なことです。

しかし、先にすべてのリスクを考えてしまうと一向に業務改善は進みません。

積極的にリスクを負う必要はありませんが、改革には相応の負担が伴います。業務改善は現場の負担を軽減するために行うものですが、その前段階では何かしらの課題が出てくるものです。

リスクを避けることも経営者の重要な役割の一つですが、業務改善においてはある程度のリスクを受け入れましょう。

流行に流されてしまっている

悪習慣というほどではありませんが、業務改善の際に流行ばかり追うのは危険です。

例えば、世間で話題になっているITツールが登場した際、すぐに取り入れたくなる経営者もいるでしょう。確かに、新しいものは事業を好転させる可能性を秘めているため、作業効率や業績のアップを期待して積極的に取り入れるのは間違いではありません。

しかし、ただ流行に流されてしまうのはナンセンスです。企業によって適しているツールは異なるため、単に「流行っているから」という理由で取り入れると逆効果になる可能性もあります。

重要なのは、自社に適したツールを効果的に取り入れることであるため、現場の声に耳を傾けながら本当に必要なツールを選びましょう。

業務改善で行うべき対処法

業務改善は実行に移すことが最も重要です。ここからは、業務改善で行うべき対処法について解説します。

働いている人の意見を参考にする

業務改善を進める際、最も重要なことの一つが働いている人の意見を参考にすることです。

経営者が現場を知らないというわけではありませんが、やはり現場のことを熟知しているのは現場で働いている人たちです。その現場で働いている人たちの意見を無視して業務改善を進めようとしても、進まないどころか反感を買ってしまいます。

そのため、経営者は働いている人の意見を積極的に取り入れてみましょう。

経営者目線では見えてこないことも、管理職や従業員の目線からの意見を聞くことで新たな発見もあるかもしれません。「こういう問題を抱えていたのか」と理解が深まれば、どの部分を改善すべきかも判断しやすくなります。

無理のないスケジュールで実行する

限られた時間で業務改善を進めることは企業にとって重要ですが、無理なスケジュールで実行しても高い効果は得られません。

業務改善を進めるためには、最低でも数日〜数週間はかかりますし、大規模な改革を推し進めるのであれば数ヶ月単位で進めていく必要があります。

業務改善が進まない場合は、当初のスケジュールに無理が生じている場合もあるため、ある程度は時間のかかるものだと理解することが重要です。

時間的に厳しいスケジュールを組むと、本来改善できた部分も見落としてしまう可能性が出てくるため十分に注意しましょう。

わかりやすいマニュアルを作成する

業務改善はマニュアルの作成も重要です。何もない状態では業務フローが見えてこないため、従業員も作業の手順を見失ってしまいます。

慣れない作業に振り回されていては、業務改善どころではありません。

そのため、業務改善を進める際には業務フローを各ステップごとにマニュアル化しましょう。わかりやすいマニュアルがあれば、知識や技術が属人化することがなくなり、担当者以外でも対応できるようになります。

中小企業の場合は仕事が属人化しているケースも珍しくなく、特定の担当者がいなければ仕事が回らないこともあるでしょう。企業にとって属人化はリスクでしかないため、マニュアル化して業務フローを可視化にしておくことが重要です。

特定の人だけが理解できる業務フローではなく、誰もが理解しやすいマニュアルを作成しましょう。

まとめ

企業の業務改善が進まない背景には、現場への押し付けや課題の洗い出し、業務フローの確立が不十分などの問題があります。

経営者によっては根性論で解決しようとしたり、問題提起と解決策をセットで求めたり、無意識に悪習慣を押し付けていることもあるでしょう。他にも、先に制約条件や無理難題を考えたり、流行に流されたりすることで業務改善が進まないこともあります。

業務改善が進まない場合、まずは原因を解明して対処することが重要です。

ただし、いきなり抜本的な改革を進めても従業員が混乱してしまうため、まずは日報の電子化など可能な範囲での業務改善から進めていくのがおすすめです。

「ビヨンド日報くん」はセキュリティ面に優れた電子日報作成ツールで、わかりやすいシンプルな画面構成となっています。そのため、今まで紙に手書きしていた日報も楽々電子化が可能です。

「ビヨンド日報くん」は30日間の無料トライアル・資料請求も可能で、無理な勧誘もありません。ぜひこの機会に、お気軽にお問い合わせください。

＼「なんか難しそう…」という人も！／

ビヨンド日報くんでは
オンライン個別説明会を開催中！
まだ検討段階の方も多く参加されていますので、
ぜひお気軽にお申込みください。
詳しくはこちらから。

※パソコンのセットアップのサポートは受け付けておりません。パソコンの購入元にお問い合わせください。