マネージャーや管理担当者になったばかりで急に「業務改善報告書」を作成することになり、書き方に漠然とした不安を持つ方も多いのではないでしょうか？
ひとことで「業務改善報告書」といっても業界別に書くべきことは違いますし、エラー削減や歩留まり向上などさまざまな目的に合わせて適切な内容が求められます。
今回は業務改善報告書の書き方をじっくり解説していきます！
コピペで作成できるテンプレや真似しやすい例文も紹介しますので、ブックマーク必須です◎
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業務改善報告書とは
業務改善報告書とは、実施した業務改善活動の結果を報告するための文書です。突発的なトラブルへの対応に際して提出することもあれば、定期的な検査において提出する場合もあります。
業務改善提案書との違い
会社によっては同じ意味で扱われる場合もありますが、基本的には以下のような違いがあります。
| 業務改善報告書 | 業務改善に取り組んだ内容や結果を報告する |
| 業務改善提案書 | 現状の問題点を指摘し、改善案や目標を報告する |
基本的に、「業務改善報告書は改善後の報告」「業務改善提案書は改善前の提案」と覚えておきましょう。
業務改善報告書の目的
まずはなんのために業務改善報告書を作成するか、理解しておくと書くべき内容も見えやすくなります。
業務効率化のため
もともと業務改善は、日々の業務の無駄を排除し、業務効率を向上させるのが目的です。しかし、闇雲に業務改善を進めようと思っても、視覚化できていなければ働く人も成果を実感できません。
そのため、まずは業務改善報告書を作成し、業務改善を行ったことでどのような成果があったのかを視覚化することが重要です。
生産性向上のため
生産性は目に見える形で向上させることが難しく、業務改善を試みても具体的にどの部分で成果が得られたのかを判断するのが難しいです。
そこで業務改善報告書を作成することで、どのような課題を解決して生産性を向上させられたのかが視覚的に判断しやすくなるでしょう。
満足度向上のため
経営者にとって重要な責務の1つが、働く人の満足度を維持することです。
従業員を大切にしない企業は人が集まらないうえに離れやすく、慢性的な人材不足に陥りやすいです。
人手不足に頭を抱えている経営者の方は、管理職や従業員の満足度を測るためにも業務改善報告書の作成を徹底しましょう。
業務改善報告書の書き方（例文・テンプレあり）
業務改善報告書は、書き方がわからないと有効活用できません。ここでは、業務改善報告書の書き方について解説します。
テンプレートを作成する
業務改善報告書は、主にMicrosoft WordやGoogleドキュメントといったツールを使用して作成します。
作成する際は、テンプレートを先に作成しておくとその後の作成も楽です。テンプレートに入れるべき項目としては、次のようなものがあります。
- 概要
- 業務改善前の状態
- 施策内容
- 業務改善後の状態
- 得られた効果
- かかった期間・工数・コスト
- 評価・考察
業務改善報告書に記入する内容に決まりはありませんが、具体的に「現状抱えている問題にはどのようなものがあるのか」「どのような業務改善を行うべきなのか」、そして「どのような成果があったのか」を中心に記入するのが一般的です。
概要
どのような業務・トラブルに対する改善なのか、分かりやすく簡潔に記入します。
例：この報告書は、〇〇工場における事故件数改善活動の実施結果について、その概要、効果、課題、今後の対策をまとめたものです。
業務改善前の状態
業務改善を行うに至った背景や意図を記入します。「〇件」「〇%」など、具体的な数値を用いることで伝わりやすく説得力のある文章になります。この際、普段から日報をつけておくと振り返りがし易くなります。Web上で利用できるものだと検索も簡単にできますので、導入を検討しておきましょう。
例：7月1日時点では、〇〇工場での事故報告件数は1ヵ月に5件報告されておりました。これは同様の他工場の1.3倍の数値であり、従業員の働き方を見直す必要があるとの声がかねてより多数挙げられていました。
施策内容
どのような改善を行ったのか、具体的に記入します。「どのような課題に対して、どういう結果を期待して行動したのか」を書くことで、説得力のある報告書になります。
例：【課題】工場内の倉庫や車庫の整理整頓ができておらず、物品を取り出す際の事故およびヒヤリハットが多発していた。
【実施した改善策】不用品は廃棄し、物品の置き場所を明確に定義した。また、今後不用品を溜めずに廃棄できるよう、使用期限を管理するシートを作成した。
業務改善後の状態
施策実施後、具体的にどのような状態になったのかを記入します。
例：工場内は整理された状態になり、頻繁に使うものを取り出しやすい場所に置くようになった。また、使用期限管理シートの作成により、先入れ先出しの習慣が付いてきた。
得られた効果
業務改善の結果、どのような効果が得られたのか、もしくは効果が見られなかったのかを記入します。実際に業務にあたる従業員の声を取り入れると、現場の声も届けることができ説得力が増すでしょう。
例：施策実施後3か月が経過したが、事故件数は1ヵ月平均2件程度に抑えられている。従業員からも「奥の物を取るのに前の物をどかす作業が減り、業務効率化にも繋がった」との声が上がっている。
かかった期間・工数・コスト
業務改善にかかった期間や、どれくらいのコストがかかったかを記入します。無料でできる施策であっても、対応するための人件費はかかっていることに注意が必要です。
例：【期間】7/15～8/1
【工数】20人日（工場内整理、使用期限調査、使用期限管理シート作成）
評価・考察
今回の改善結果から得られた反省や教訓を記入します。また、今後同様の事態にならないための方策を記入することで、他部署や新規事業の立ち上げ時などに活かすことも可能です。
例：小学生でも分かる「整理整頓」という基本的なことが、事故防止に繋がっているのだと強く認識し、改めて当たり前を当たり前に守ることの大切さを痛感した。今回のことに限らず、現状にしっかりと向き合い、従業員を守るための当たり前ができているか振り返る機会を設けたい。
【コピペOK】業務改善報告書テンプレと例文
業務改善報告書テンプレ
プロジェクト名・現場名:
作成者:
作成日:
改善目的・背景:
改善前の課題:
改善内容・手順:
実施スケジュール:
かかったコスト・工数:
改善結果:
今後の展望や取り組み:
それぞれの項目は、職場の状況に応じて追加・削除してください。
【業界別】業務改善報告書の例文集
業界ごとに例文を作成してみました。
全く同じ状況になることはないかもしれませんが、記入事項の感覚を掴むためにもご自身の業界に近いものを参考にしてみてください。
受託開発系
プロジェクト名・現場名
株式会社〇〇e-learningシステム開発
作成者
日報 花子
作成日
2024年5月1日
改善目的・背景
株式会社〇〇の開発を行う中で、弊社の開発体制に一部改善の余地が見られました。品質向上や業務効率化のために行った改善施策を報告いたします。
改善前の課題
①コードレビューの遅延が発生し、クライアントからご指摘を受けることがたびたびあった
②チームメンバー間のコミュニケーション不足により、進捗管理が困難になっていた
③テストケースのカバレッジが不十分であり、バグの早期発見が困難となっていた
改善内容・手順
①コードレビューのローテーションを毎月実施し、負荷分散を図った
②日報管理ツールを導入し、進捗管理を透明化した
③要件定義とテスト計画の見直しを2週間以内に完了し、新たなテストケースを追加した
実施スケジュール
2024年1月～2024年3月
改善結果
①コードレビューのローテーションにより、レビューの遅延が解消され、品質向上に寄与した
②プロジェクト管理ツールの活用と週次の定例会議により、コミュニケーション不足が改善され、チームの進捗管理が円滑になった
③要件定義とテスト計画の見直しにより、テストケースのカバレッジが向上し、バグの早期発見が可能となった
今後の展望や取り組み
チーム全体の意識改革と持続的なプロセス改善の重要性を再確認し、今後も努力を継続する
建設・工事系
プロジェクト名・現場名
〇〇市高速道路拡張プロジェクト
作成者
日報 太郎
作成日
2024年4月1日
改善目的・背景
現状の資材調達プロセスでは、適切なタイミングで調達することが難しく、プロジェクトの進行に支障をきたしていました。そのため、資材調達プロセスの改善が必要とされていました。
改善前の課題
①資材の納入日程がプロジェクトスケジュールと一致していない
②サプライヤーとのコミュニケーション不足により、誤解や遅延が発生している
③資材の品質と数量が要件と一致せず手戻りが多い
改善内容・手順
①資材調達のスケジュールをプロジェクトの進行に合わせて調整する
②定期的なサプライヤーとのミーティングを毎月開催し、進捗状況を確認する
③受け入れ検査プロセスをプロジェクトの品質管理計画に組み込む
実施スケジュール
2023年8月～2024年2月
かかったコスト・工数
定期ミーティング〇〇人日、計画作成〇〇人日、…
改善結果
資材調達スケジュールが96%改善し、ほぼオンスケでの調達が可能となりました。…
今後の展望や取り組み
①定期的に現場のヒアリングを行う（1Projにつき最低1回）
②他のProjでもミーティングを開催し、改善が見られるか検証していく
製造系
プロジェクト名・現場名
車載部品生産ライン改善プロジェクト
作成者
日報 一郎
作成日
2024年4月25日
改善目的・背景
車載部品製造プロセスの効率化と生産性の向上が求められる中、生産ラインにおける一部の課題や改善の余地が特定されました。この報告書では、それらの課題に対する改善計画及びその結果をまとめます。
改善前の課題
①生産ラインでの機器の故障による停止時間の増加
②ライン作業員の生産性向上のためのトレーニング機会の不足
③原材料の供給不足や品質低下
改善内容・手順
①機器の故障を減らすために、予防保全計画を見直し、定期メンテナンスの頻度を1.2倍に強化
②作業員の生産性向上のために、トレーニングプログラムを新設し、フィードバックのループを構築
③原材料の供給と品質を向上させるために、サプライヤーとの定期的な対話を実施
実施スケジュール
2023年19月～2024年1月
かかったコスト・工数
メンテナンス用機器の導入〇万円、トレーニングプログラムの導入〇万円…
改善結果
①予防保全計画の見直しと定期メンテナンスの強化により、機器の故障が減少し、生産ラインの停止時間が短縮された
②新しいトレーニングプログラムとフィードバックの仕組みの導入により、作業員の生産性が向上し、生産性が増加した
③定期的な対話と品質管理の改善により、原材料の供給不足や品質の問題が解消され、生産ラインの稼働率が向上した
今後の展望や取り組み
業務改善施策の効果を継続的にモニタリングし、新たな課題や改善の余地を発見し、取り組む
業務改善報告書作成に役立つ業務管理ツール
業務改善報告書を作成する際、具体的な行動内容を思い出すのに時間がかかっていませんか？
業務改善報告書の作成をスムーズにするためにも、普段からチームメンバー全員で日報を作成しておくと良いでしょう。
なかでも「ビヨンド日報くん」はプロジェクトごとの工数がワンクリックですぐわかるため、報告書作成の時短になります。
「日報はメンバーがめんどくさがって書いてくれない」という経験がある職場でも、日報くんなら日報作成を効率化する秘密が詰まっているため、日報の習慣化が簡単です。
日報時短ポイント
- 過去の日報を複製できる
- プルダウン式で業務が選べる
- 業務中に記入して途中保存ができる
- 通信環境があればどこでも作成・提出できる
業務改善報告書の提出後も、実際に業務効率や品質が改善されているかをチェックすることができます。
まとめ
業務改善報告書は、業務効率化・生産性向上・満足度向上などを目的に作成するもので、主に現状の問題点・業務改善の内容・効果などを記入します。
業務改善報告書の作成をスムーズにするためには日報管理ツールの導入も検討しましょう。
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